Avant de demander un devis, quelques pages bien remplies évitent les malentendus, les relances et les propositions qui répondent à côté de votre besoin.
Le modèle ci-dessous se remplit rubrique par rubrique : pour chaque case, ce qu’il faut écrire, ce qu’il vaut mieux ne pas écrire et ce que vous pouvez laisser au prestataire. Un exemple complet, celui d’une menuiserie fictive, montre le résultat attendu.
01Trois règles avant de commencer
Un cahier des charges de site internet n’exige aucun vocabulaire technique. Il décrit votre situation et vos besoins avec vos mots ; le prestataire les traduit ensuite en solutions. C’est aussi le document auquel chacun se référera si un désaccord apparaît sur ce qui était prévu.
Que vous confiiez le projet à une agence web en Alsace ou à un prestataire plus éloigné, ce texte sera lu avant tout rendez-vous. Trois règles suffisent pour qu’il soit utile dès la première lecture.
- 1Décrire plutôt que prescrire« Les visiteurs doivent pouvoir envoyer le plan de leur cuisine » est plus utile que « un module d’envoi de fichiers ».
- 2Laisser vide plutôt qu’inventer« À définir ensemble » est une réponse valable. Une réponse au hasard oriente le devis dans la mauvaise direction.
- 3Trier en trois niveauxIndispensable, souhaitable, plus tard. Ce tri permet au prestataire de proposer une première version réaliste.
Le format qui convient
Un simple document texte, daté et numéroté (v1, v2…). Recopiez les dix titres de rubrique ci-dessous tels quels, puis répondez sous chacun. Quelques pages suffisent : ce qui compte, c’est qu’aucune rubrique ne reste sans réponse ni sans la mention « à définir ensemble ».
02Le modèle, rubrique par rubrique
Chaque fiche se lit de la même façon : la première ligne indique ce que vous écrivez, la deuxième ce qui n’aide personne, la troisième ce que le prestataire apportera lui-même. Remplissez dans l’ordre : les premières rubriques éclairent les suivantes.
Votre entreprise en cinq lignes
Activité, ancienneté, taille de l’équipe, zone dans laquelle vous travaillez, et les prestations qui font l’essentiel de votre activité.
L’historique complet de l’entreprise, ou une plaquette commerciale collée telle quelle.
Rien à ajouter ici : vous seul connaissez ces informations.
Pourquoi un site, et pourquoi maintenant
L’événement déclencheur (site actuel inutilisable, nouvelle activité, déménagement, demandes répétées au téléphone) et ce qui devra avoir changé quelques mois après la mise en ligne, avec vos propres repères.
« Être présent sur Internet » : la phrase ne permet aucun choix, puisque n’importe quel site y répond.
Il traduit votre objectif en éléments mesurables (formulaires reçus, appels depuis le site, téléchargements) et propose une manière de les suivre.
Qui va consulter le site
Deux à quatre profils de visiteurs et, pour chacun, les questions qu’il vous pose le plus souvent au téléphone ou au comptoir. Précisez si une partie d’entre eux lit plus volontiers l’allemand.
« Tout le monde », ou un profil unique. Un particulier et un architecte ne cherchent pas la même information.
Il peut signaler un profil oublié ou demander des précisions. Il ne peut pas deviner vos questions fréquentes.
Ce que le visiteur doit pouvoir faire
Les actions concrètes, par ordre d’importance : appeler, écrire, envoyer des photos ou des plans, réserver un créneau, télécharger une documentation, trouver l’adresse de l’atelier.
Le nom d’une fonction sans dire à quoi elle servira : « un chatbot », « une carte interactive ».
La façon de le rendre possible : type de formulaire, outil de réservation, poids maximal des fichiers envoyés.
Les contenus : ce qui existe, ce qui manque
Un inventaire simple : textes disponibles, photos (prises par qui, avec quels droits d’utilisation), documents PDF, vidéos. Pour chaque contenu manquant, qui le produit et pour quand.
« Nous fournirons les textes » sans nom ni date : c’est souvent là que le calendrier commence à glisser.
Il peut proposer la rédaction, la retouche des photos ou une prise de vue, chiffrées à part.
Les fonctions attendues
Trois listes : indispensable, souhaitable, plus tard. Langues, formulaires, prise de rendez-vous, documents à télécharger, lettre d’information, outils déjà utilisés à relier au site (agenda, logiciel de gestion).
Une liste reprise d’un autre site, sans tri : tout y paraît prioritaire, et le devis gonfle sans raison.
Les solutions techniques correspondantes, et les fonctions qu’il vaut mieux repousser à une deuxième version.
L’existant technique
Adresse du site actuel, nom de domaine et personne ou société à qui il appartient, hébergeur, adresses e-mail liées au domaine, personne qui détient les accès. Si vous ne savez pas, écrivez-le.
Des identifiants ou mots de passe dans le document. Ils se transmettent à part, de façon sécurisée, une fois le prestataire retenu.
Le diagnostic : ce qui peut être conservé, repris ou déplacé, et les précautions pour ne pas couper la messagerie.
Les contraintes
La date butoir réelle et sa raison (salon, ouverture, début de saison), les langues obligatoires, les règles de votre métier que vous connaissez, et l’enveloppe envisagée si elle est déjà arrêtée.
« Le plus vite possible » : sans date ni raison, le prestataire ne peut pas organiser son travail.
Les obligations propres à un site (mentions légales, cookies, données des formulaires). Il les signale ; vous les validez, avec votre conseil si nécessaire.
Après la mise en ligne
Qui modifiera le site, quoi (actualités, horaires, réalisations), à quel rythme, et l’aisance de cette personne avec l’informatique. Indiquez si vous souhaitez une formation ou une maintenance.
Promettre des mises à jour chaque semaine alors que personne n’aura le temps de les faire.
Le contenu de la formation, les modalités de maintenance et l’organisation des sauvegardes.
Interlocuteurs et validation
La personne qui suit le projet au quotidien, celle qui valide si ce n’est pas la même, et les périodes où elles seront indisponibles.
Une validation « collective » sans décideur désigné : les avis contradictoires arrivent alors à la fin du projet.
La forme sous laquelle il présentera chaque étape à valider.
03Exemple rempli : une menuiserie fictive
L’entreprise ci-dessous n’existe pas. Elle montre le niveau de détail attendu : des phrases courtes, des faits, et la mention « à définir ensemble » quand la réponse n’est pas connue.
- 1. L’entreprise
- Menuiserie installée dans le nord de l’Alsace, équipe de six personnes. Escaliers, cuisines et agencements sur mesure en bois massif, surtout pour des particuliers, parfois pour des architectes. Interventions dans un rayon d’environ une heure autour de l’atelier.
- 2. Pourquoi maintenant
- Le site actuel s’affiche mal sur téléphone et plus personne ne sait le modifier. Nous voulons qu’un particulier puisse envoyer ses dimensions et une photo de la pièce sans trois appels préalables. D’ici l’automne, la plupart des premières demandes devraient arriver par le site plutôt que par téléphone.
- 3. Visiteurs
- Particuliers qui rénovent : délais, essences de bois, déplacement pour prendre les mesures. Architectes et maîtres d’œuvre : fiches techniques, chantiers comparables. Quelques demandes viennent de l’autre côté du Rhin.
- 4. Actions attendues
- Dans l’ordre : envoyer une demande avec photos et dimensions ; appeler l’atelier depuis un téléphone ; parcourir les réalisations par type ; télécharger la fiche des essences proposées.
- 5. Contenus
- Textes de présentation à réécrire : le gérant les dicte, la responsable administrative les met au propre, remise un mois après la signature. Photos de chantiers prises par l’équipe, utilisables librement ; photos de l’atelier à refaire. Fiche des essences disponible en PDF.
- 6. Fonctions
- Indispensable : formulaire avec pièces jointes, galerie classée par type, numéro de téléphone cliquable. Souhaitable : pages principales en allemand. Plus tard : réservation des visites d’atelier.
- 7. Existant technique
- Nom de domaine enregistré par l’ancien prestataire : titulaire à vérifier. Messagerie liée au domaine utilisée par toute l’équipe, elle ne doit pas être interrompue. Hébergement : à définir ensemble.
- 8. Contraintes
- Mise en ligne souhaitée avant le salon de l’habitat du printemps, où nous exposons. Français obligatoire, allemand souhaité. Enveloppe : à définir ensemble.
- 9. Après la mise en ligne
- La responsable administrative ajoutera les nouvelles réalisations une à deux fois par mois. À l’aise avec la bureautique, elle n’a jamais administré de site : formation souhaitée.
- 10. Interlocuteurs
- Suivi quotidien : la responsable administrative. Validation : le gérant. Atelier fermé trois semaines en août.
Rien dans cet exemple n’est technique, et pourtant un prestataire sait déjà ce qu’il doit chiffrer, ce qu’il doit vérifier en priorité (le nom de domaine, la messagerie) et ce qui peut attendre.
04Les formulations à éviter
Certaines phrases reviennent dans presque tous les cahiers des charges et ne renseignent personne. Le tableau propose, pour chacune, ce qu’il vaut mieux écrire à la place.
| Formulation | Pourquoi elle bloque | À écrire à la place |
|---|---|---|
| « Un site moderne, épuré et dynamique » | Chacun met une image différente derrière ces mots | Deux ou trois sites que vous aimez, avec ce qui vous plaît précisément : textes lisibles, grandes photos, menu court |
| « Comme le site de notre concurrent » | On ignore ce que vous voulez reprendre et ce qui ne vous convient pas | Ce que ce site permet de faire et qui vous manque aujourd’hui |
| « Bien référencé sur Google » | Ne dit ni sur quelles recherches, ni dans quelle zone | Les mots que vos interlocuteurs emploient au téléphone et les communes où vous intervenez |
| « Toutes les fonctionnalités nécessaires » | Renvoie la décision au prestataire sans lui donner de critère | La liste triée de la rubrique 6 |
| « Avec tel outil obligatoirement » | Une contrainte sans raison empêche de proposer une solution plus adaptée | La raison : un outil que l’équipe connaît, un abonnement en cours, un logiciel à relier |
| « Urgent » | Sans date, aucune organisation n’est possible | Une date, et ce qui se passe si elle n’est pas tenue |
Une case remplie avec « à définir ensemble » rend plus service qu’une réponse inventée pour ne pas laisser de blanc.
05Ce que le prestataire peut compléter
Ce document n’est pas un examen. Certaines rubriques demandent des connaissances que vous n’avez pas à posséder, et un prestataire sérieux posera des questions plutôt que de deviner. Le partage ci-dessous vous indique où concentrer vos efforts.
- Activité et profils de visiteurs
- Questions fréquentes
- Contenus existants et droits sur les photos
- Date butoir et sa raison
- Qui mettra le site à jour
- Solutions techniques
- Diagnostic de l’existant
- Obligations à prévoir sur le site
- Sécurité et sauvegardes
- Découpage en versions
- Priorités entre les fonctions
- Objectifs mesurables
- Calendrier de production des contenus
Que vous travailliez avec nos interlocuteurs à Haguenau ou avec un autre prestataire, demandez que ses réponses soient ajoutées dans le document lui-même, d’une autre couleur, plutôt que dans un e-mail séparé. Tout reste ainsi au même endroit.
Une version par échange
v1 envoyée, v2 complétée par le prestataire, v3 validée par vous. Conservez les anciennes versions : elles montrent comment chaque décision a été prise.
06La vérification avant envoi
Avant d’envoyer le fichier, relisez-le avec cette liste. Chaque case non cochée correspond à une question que le prestataire vous posera de toute façon.
- Chaque rubrique a une réponse ou la mention « à définir ensemble ».
- Les fonctions sont triées en trois niveaux : indispensable, souhaitable, plus tard.
- Chaque contenu manquant a un responsable et une date.
- Le titulaire du nom de domaine est identifié, ou la question est notée.
- Aucun mot de passe ne figure dans le document.
- La date butoir est accompagnée de sa raison.
- La personne qui valide est nommée.
- Le fichier porte une date et un numéro de version.
- Une personne extérieure au projet l’a lu et a compris votre activité.
Si vous consultez plusieurs prestataires, envoyez à chacun exactement la même version. Les réponses portent alors sur la même demande.
07Un document à garder ouvert
Le cahier des charges ne sert pas seulement à obtenir un devis. Pendant la production, il rappelle ce qui a été décidé ; à la livraison, il devient la liste de ce qui doit fonctionner. Mettez-le à jour chaque fois qu’une décision change, plutôt que de laisser les accords se disperser dans les e-mails.
Le modèle se recopie tel quel : dix titres, trois questions pour chacun, et quelques heures au calme pour une première version. La deuxième viendra avec les questions du prestataire.
